Préparer une prestation de facilitation graphique : côté client.

En facilitation graphique, on m’appelle souvent en dernière minute pour couvrir un événement avec un brief partiel. Les clients ont souvent la fâcheuse tendance à croire que je peux tout enjoliver d’un coup de baguette magique, que la facilitation graphique est la cerise sur le gâteau, le coulis de chocolat qui vient magnifier un dessert à la vanille et j’en passe… Tout cela est très flatteur mais me laisse quelque peu dans l’embarras : si mon travail est de rendre digeste l’information, quand le temps manque, la digestion de l’information brute que l’on me transmet ne se fait pas dans les bonnes conditions. Gare alors aux maux de l’estomac !

Chers clients, avec tout mon respect, lorsque je travaille en dernière minute, je dessers non seulement mon métier mais le vôtre aussi.
Cet article a donc pour objectif de vous donner des penses-bêtes pour donner le meilleur brief à vos facilitateurs graphiques !

1. L’improvisation est un art qui ne s’improvise pas.

Certes, dans la facilitation graphique, l’improvisation prend une part non négligeable le jour venu mais sachez que les plus grands tours de magies sont ceux qui ont été les mieux préparés ! Tout l’art de la magie est de nous laisser penser que les gestes sont fluides et naturels : avec le temps, j’ai bien pris conscience que tout ce qui nous semble naturel ou fluide est le travail de longues années de labeur. Et pour travailler de concert avec ceux qui nous entourent, un temps d’appropriation du contenu reste essentiel. Voilà pourquoi je demande systématiquement la charte graphique de l’entreprise, les attentes (pour envisager des supports de communication après l’événement), le contenu, même partiel des tables-rondes, des conférences, leurs objectifs… Plus le cadre est clair, plus les échanges seront fructueux et paradoxalement, plus je peux laisser libre cours à mon imagination : eh oui, plus besoin de me soucier des questions de base puisque tout a été déjà posé !

Temps de réception du brief idéal : 3 mois avant l’événement. Cela permet d’être certain de réserver votre facilitateur graphique favori ! Psst, au cas où je suis prise à la date de votre événement, je transfère votre demande au sein du super collectif du festival du feutre 😉 !

Un mois avant l’événement, il convient de prendre un temps d’échange ensemble pour répondre aux questions techniques :

• dans quel type de salle l’événement va-t-il se dérouler ? de quel matériel dispose-t-elle ? Certains formats d’événements se prêtent bien au dessin traditionnel (j’en reparlerais dans un futur article) et nécessitent de savoir s’il y a un système de fixation, par exemple.
• souhaitez-vous une vidéo-projection des dessins ou souhaitez-vous privilégier une fresque que vos spectateurs voient se remplir de manière organique ?
• quel est le déroulé de la journée, quels en sont les objectifs ? Discutons de ces points ensemble pour également faire évoluer le projet. Cela permet de penser à l’usage des dessins qui seront produits le jour J !
• quel est le moment le plus propice pour mon intervention graphique ?

2. Déterminer une durée réaliste d’intervention

Les facilitateurs graphiques sont-ils les nouveaux gymnastes du dessin ? Il m’est arrivé de recevoir des briefs a priori alléchant : participer à plusieurs ateliers pour faire une restitution graphique de chacun à l’issue de la demie-journée… Pourquoi pas ? Seulement, un problème de taille : la durée de l’intervention. Ne pensez pas que les dessins arrivent à coup de baguette de magique : cela demande un temps de réflexion et plus nous disposerons d’un temps qualifié, plus la qualité du compte-rendu s’en ressentira.

Je vous partage une expérience. Voici deux travaux réalisés lors d’une journée régionale. Les organisateurs de la journée ont fait appel à quatre facilitatrices graphiques pour couvrir cinq tables rondes : il a donc fallu que l’une d’entre nous se dédouble sur deux ateliers pour produire deux affiches en deux heures. Je me suis prêtée au jeu : voyez par vous-même le résultat. Une restitution un brin classique, qui manque d’imagination même si les conventions graphiques sont respectées.

N’ayant pas été satisfaite de ce premier rendu, j’ai profité de l’après-midi où il n’y avait plus que trois ateliers pour les redessiner et voici le résultat :

On voit des illustrations plus travaillées et un dessin qui prend plus d’espace, au contenu plus aéré, plus lisible. Conclusion : il est possible de produire deux affiches en une heure mais le résultat sera moins qualitatif, avec moins de temps de réflexion sur le fond et la forme. Où était le couac ? Assurer deux ateliers en parallèle fait que notre attention est divisée par deux, et notre capacité de production par quatre ! Il est tout simplement plus difficile de traduire en images les concepts qui sortent des discussions : on va vers des images moins élaborées pour rester dans l’efficacité.

Pour un temps de production idéal, prévoyez de la marge pour qu’à l’issue des interventions, le ou la facilitateur graphique puisse terminer sans pression son dessin.

3. Valoriser la performance en donnant de bonnes conditions de travail

Où placer la facilitatrice, le facilitateur graphique ? C’est une question, à mon sens, essentielle pour valoriser notre travail mais aussi valoriser votre événement. Si vous pensez que mon travail n’est pas un « à côté », alors réfléchissez à l’emplacement que vous me donnez !

Vous souhaitez des dessins humoristiques pour ponctuer votre événement type dessins de presse ? Mettez moi soit face au public (pour croquer des questions et réactions), soit face aux intervenants (pour croquer leurs portraits et verbatims). N’oubliez pas une table, une bonne lumière et une chaise pour un minimum de confort 🙂 !

Vous souhaitez une sorte de carnet de bord ? Laissez-moi naviguer entre les gens pour être la petite souris, la petite oreille qui se promène pour saisir les instants.

Vous souhaitez que vos collaborateurs participent de manière active ? Il est tout à fait possible d’imaginer un format interactif où ils élaborent une proto-affiche qui sera ensuite retravaillée par mes soins. Attention seulement à la durée de l’atelier !

Vous souhaitez proposer de la hauteur à votre événement ? Pensez qu’il est possible de me faire intervenir en fin d’événements pour expliquer notre synthèse dessinée.

J’espère que cet article vous aider à mieux construire vos briefs ! Je tiens à préciser qu’il n’a pas pour but de vous culpabiliser, mais au contraire de trouver le bon format pour que le travail soit une réussite pour les deux partis. N’hésitez pas à me faire des retours en commentaires !